Entendendo os status de uma nota fiscal
O que significa cada status — autorizada, rejeitada, cancelada, denegada — e o que fazer em cada caso.
Depois de emitida, toda nota eletrônica passa pela SEFAZ e recebe um status. Saber o que cada um significa evita dois erros graves: entregar mercadoria com nota que não vale e "corrigir" nota do jeito errado.
Os status e o que fazer
Autorizada
A SEFAZ validou e registrou a nota. Só a partir daqui o documento existe oficialmente — pode imprimir o DANFE, entregar a mercadoria e enviar o XML ao cliente.
Rejeitada
A SEFAZ recusou a nota por algum problema — e devolve um código e uma mensagem de rejeição dizendo qual. Rejeição não é o fim: a nota não existe ainda, então basta corrigir o dado apontado e reenviar. Causas frequentes:
- Cadastro do destinatário inconsistente (IE, CNPJ, endereço).
- Erro em campos do produto (NCM, CFOP, unidade).
- Certificado digital vencido.
- Duplicidade de numeração.
Denegada
Caso raro e mais sério: a SEFAZ recusa por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário (por exemplo, inscrição estadual suspensa). Não adianta reenviar — a pendência precisa ser resolvida junto à SEFAZ/contador. O número usado não pode ser reaproveitado.
Cancelada
A nota foi autorizada e depois cancelada. O cancelamento é permitido dentro de um prazo definido pelo estado (em geral 24 horas, podendo variar) e desde que a mercadoria não tenha circulado. Fora do prazo ou com mercadoria entregue, o caminho deixa de ser cancelamento — fale com o contador (normalmente envolve nota de devolução).
Em contingência
A nota foi emitida enquanto a SEFAZ estava indisponível, num modo especial que permite não parar a loja. Assim que a comunicação volta, ela é transmitida e passa a valer como autorizada — vale acompanhar até a regularização.
Erros comuns de quem está começando
- Entregar com nota rejeitada — rejeitada é nota que não existe. Corrija e reenvie antes de a mercadoria sair.
- Cancelar para "editar" — errou um dado pequeno (como endereço ou uma observação) numa nota autorizada? Para erros que não envolvem valores, destinatário ou produtos, existe a Carta de Correção (CC-e); cancelamento é para desfazer a operação inteira.
- Ignorar nota presa em contingência — ela precisa ser transmitida quando a SEFAZ voltar; não é "opcional".
Ao encontrar uma rejeição, procure pelo código numérico da mensagem — cada código tem causa e solução específicas e bem documentadas. Corrigir o campo certo resolve; reenviar sem mudar nada, não.